Resepsionis Adalah – Pengertian, Tugas & Keahliannya

Saat mengunjungi sebuah hotel atau kantor, Anda akan disambut oleh resepsionis yang berada di lobi utama. Resepsionis adalah karyawan kantor yang akan selalu tersenyum dan ramah dalam menanyakan keperluan pengunjung. Sayangnya, profesi resepsionis kantor sering dianggap remeh sebab terlihat santai. Padahal dibutuhkan skill tertentu untuk menjadi seorang resepsionis. Terlebih terdapat rangkaian tes yang harus dilewati saat mendaftar sebagai profesi resepsionis. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai tugas resepsionis, simak penjelasan di bawah ini.

Pengertian Resepsionis

Resepsionis kantor adalah karyawan yang bertugas untuk menyapa, membantu, melayani, dan memberikan informasi kepada pengunjung, klien, atau orang yang berkepentingan di perusahaan. Tugas resepsionis kantor dituntut untuk melayani dengan ramah dan informatif terkait semua informasi yang diberikan kepada pengunjung. Dapat dikatakan resepsionis menjadi jembatan pertama antara manajemen perusahaan dengan tamu. Tempat kerja resepsionis biasanya di bagian lobi atau depan kantor agar pengunjung yang datang mudah mengetahui dalam mencari informasi. Tanggung jawab resepsionis adalah ia harus siap untuk membantu dan mengarahkan pengunjung sebelum memasuki ruangan yang dituju.

Tugas Resepsionis

Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, terdapat rangkaian tugas yang dimiliki resepsionis berikut ini:

1. Sebagai penghubung informasi antara pegawai perusahaan dan tamu atau pengunjung.
2. Melayani secara ramah kepada tamu perusahaan yang berkunjung.
3. Bersiap dan sabar menunggu tamu di meja lobi perusahaan.
4. Melakukan pencatatan data tamu yang berkunjung setiap hari.
5. Cepat memutuskan strategi dan sikap saat pengunjung yang datang melakukan hal tak terduga.

Tanggung Jawab Resepsionis

Walau dipandang sederhana, namun tanggung jawab seorang resepsionis cukup banyak. Tanggung jawab seorang resepsionis adalah sebagai berikut:

1. Menerima panggilan telepon masuk dan menghubungkan ke divisi terkait.
2. Menyampaikan informasi melalui telepon jika seseorang bertanya mengenai produk atau jasa layanan perusahaan.
3. Menyambut dan melayani tamu secara ramah.
4. Memberikan informasi dan referensi yang dibutuhkan pengunjung.
5. Mengatur jadwal pertemuan antara divisi perusahaan terkait dengan tamu.
6. Menerima dan meneliti informasi tamu yang berkunjung.
7. Mendengarkan keluhan pengunjung atau tamu.
8. Mengelola arsip administrasi berkaitan dengan pencatatan tamu yang masuk dan keluar.
9. Menerima dan menyampaikan surat masuk kepada pihak yang dituju.

Hal-Hal Yang Wajib Dimiliki Resepsionis

Terdapat beberapa sikap dan keterampilan yang harus dimiliki seorang resepsionis berikut ini:

1. Gigih dan Rajin

Sifat pertama yang harus dimiliki resepsionis adalah gigih dan rajin. Seorang resepsionis akan melakukan pekerjaan yang sama dari pagi sampai sore. Sehingga rasa bosan bisa saja datang. Terkadang rasa bosan yang dialami resepsionis dapat membuat pekerjaannya berujung kecerobohan. Oleh sebab itu, resepsionis kantor harus mampu bersikap gigih dalam menjalani rutinitas. Sementara banyaknya pengunjung yang datang membuat resepsionis harus rajin melakukan pencatatan daftar pengunjung.

2. Ramah dan Murah Senyum

Setiap hari resepsionis kantor menemui berbagai macam orang dengan latar belakang yang berbeda-beda. Satu diantara tugas resepsionis adalah melayani tamu atau pengunjung. Dalam melayani, resepsionis harus bersifat ramah dengan senyuman yang tulus. Sekalipun orang yang berkunjung merupakan pihak eksternal perusahaan. Sikap ramah dan murah senyum dari resepsionis adalah cerminan citra perusahaan. Jika seorang resepsionis bersikap ramah dan murah senyum, sehingga turut membangun citra baik kepada perusahaan.

3. Menguasai Bahasa Asing

Resepsionis merupakan orang yang akan berinteraksi dengan tamu perusahaan termasuk pengunjung yang berasal dari luar negeri. Sehingga resepsionis dituntut mampu berbahasa asing. Menguasai bahasa asing sebagai bentuk cara melayani pengunjung dari negara lain. Bahasa asing yang wajib dimiliki oleh seorang resepsionis adalah bahasa Inggris. Tetapi tidak menutup kemungkinan ada perusahaan yang mensyaratkan resepsionis wajib menguasai bahasa asing selain bahasa Inggris. Tahapan karir resepsionis kantor akan semakin meningkat dengan menguasai bahasa asing.

4. Berkepribadian Baik

Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian baik yang wajib dimiliki resepsionis adalah membantu tamu, bersikap ramah, menjadi pendengar yang baik, dan senang bertemu dengan orang lain.

5. Sigap dan Tanggap

Keterampilan penting yang wajib dimiliki resepsionis adalah cepat dan tanggap dalam mengambil keputusan. Sikap ini sangat diperlukan saat menghadapi situasi dan kondisi tertentu. Tamu atau pengunjung yang ditemui resepsionis adalah orang yang berbeda-beda. Sehingga jika menghadapi kondisi gawat darurat seperti klien yang memaksa dan perilaku tamu yang tak terduga, resepsionis dapat segera bertindak.

6. Informatif

Seorang resepsionis harus mampu menjelaskan atau memberikan informasi dengan bahasa yang mudah dipahami. Penyampaian oleh resepsionis adalah menggunakan bahasa yang sederhana dan efisien. Sehingga tamu cepat memahami informasi yang dibutuhkan. Akibatnya relasi tamu dan perusahaan dapat terjalin secara baik pada tahap awal.

7. Etos Kerja Sama

Karena satu diantara tugas resepsionis adalah menjadi penghubung antara pengunjung dengan pihak-pihak internal perusahaan. Sehingga diperlukan keterampilan kerja sama yang baik. Resepsionis harus mampu menjalin kerja sama dengan baik antara atasan, rekan kerja, bawahan dan pihak lain dalam suatu kepentingan. Sehingga resepsionis dituntut memiliki rasa untuk saling membantu dan menghormati. Tak hanya di tempat kerja saja tetapi di luar tempat kerja juga.

8. Teliti

Sikap penting dari seorang resepsionis adalah teliti. Ketelitian merupakan hal yang penting mengingat resepsionis merupakan orang yang menangani berbagai informasi baik masuk dan keluar. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam mengecek informasi yang diperoleh dari tamu.

9. Berpenampilan Menarik

Sebab bertemu dengan banyak orang, resepsionis dituntut untuk memiliki penampilan yang menarik. Penampilan yang wajib dimiliki resepsionis adalah rapi, bersih, dan menarik. Berpenampilan menarik dapat menjadikan tamu atau klien yang berkunjung merasa lebih nyaman dalam berinteraksi.

Baca juga: Office Boy: Pengertian, Job Desk hingga Jam Kerjanya

Demikianlah informasi mengenai resepsionis. Resepsionis adalah karyawan utama yang bertugas sebagai penghubung antara pihak internal perusahaan dengan pihak eksternal perusahaan. Sehingga posisi resepsionis sangat penting dalam suatu perusahaan. Pelayanan yang ramah dari suatu perusahaan dapat menjalin kerja sama yang baik dengan pihak eksternal lain.